La IA en el servicio público: una herramienta que trabaja contigo, no por ti

Una Herramienta que ya forma parte del trabajo

Hay una realidad que ya no admite debate: la inteligencia artificial está en las oficinas públicas. Está en los correos que se redactan con sugerencias automáticas, en los buscadores que anticipan lo que se quiere preguntar, en los asistentes que resumen reuniones o proponen estructuras de documentos. La cuestión ya no es si usar estas herramientas, sino cómo usarlas con cabeza.

Desde esa convicción nació la Guía de prompts de IA de la Consejería de Derechos Sociales y Bienestar del Principado de Asturias, un manual práctico con 200 instrucciones estructuradas los llamados prompts, organizadas en 14 áreas de trabajo que reflejan exactamente lo que hace la Consejería cada día: redactar informes técnicos, gestionar subvenciones, comunicar en redes sociales, elaborar normativa, preparar discursos o responder correos. La guía está diseñada para ejecutarse principalmente en Microsoft Copilot, el asistente integrado en el entorno corporativo M365, aunque la mayoría de sus prompts funcionan igualmente bien en otras herramientas como Claude o ChatGPT.

La razón de fondo es sencilla: cuanto mejor se le explica a una herramienta de IA lo que se necesita, mejor es el resultado. Y para explicarle bien, hace falta saber cómo hablarle. Ese es exactamente el propósito de esta guía.

Por qué la IA facilita el trabajo en la Administración

Nadie que trabaje en una consejería desconoce la presión cotidiana: documentos que se acumulan, plazos que se solapan, informes que deben salir con rigor y en tiempo. La inteligencia artificial generativa no elimina esa presión, pero la alivia en puntos concretos del proceso.

Resumir un documento extenso que antes llevaba una hora de lectura puede hacerse ahora en minutos. Estructurar el esqueleto de un informe, proponer opciones de redacción para distintos destinatarios, adaptar un comunicado técnico a lenguaje accesible para la ciudadanía, generar una primera versión de nota de prensa o preparar un calendario editorial mensual: todo eso entra dentro de lo que estos asistentes hacen bien cuando se les da la instrucción adecuada.

La guía describe con precisión qué tareas se prestan bien a la asistencia de la IA: resumir y comparar textos, redactar borradores en distintos registros, estructurar información dispersa, generar listas, tablas y ejemplos, adaptar un contenido a distintos públicos. Y también señala qué no hacen bien: garantizar exactitud factual sin verificación humana, conocer información reciente que no se les haya proporcionado, sustituir el juicio profesional en cuestiones sensibles o trabajar con datos personales sin garantías de protección.

Conocer los límites de una herramienta es tan importante como conocer sus capacidades.

Cómo se usa: la lógica del prompt

Un prompt es, en esencia, una instrucción. Puede ser una frase corta o un texto estructurado de varios párrafos. La diferencia entre un prompt mediocre y uno bueno no está en la longitud, sino en la claridad. Cuanto más contexto aporta quien pregunta, más útil es la respuesta que devuelve el asistente.

La guía enseña a construir prompts siguiendo una estructura de siete componentes: el rol que asume el asistente, la tarea concreta que se le pide, el tema sobre el que debe trabajar, el contexto que orienta el resultado, el formato en que debe presentarse, el tono con que debe escribirse y las restricciones que debe respetar. A estos se pueden añadir datos aportados directamente por quien utiliza la herramienta. Lo que hace ese prompt es reducir el tiempo de la página en blanco y asegurar que el resultado tiene la forma y el tono adecuados. Pero hay algo que hay que señalar con claridad: antes de utilizar hay que verificar el contenido, sobre todo cuando hay enlaces, fechas, datos o referencia a normativa. El dato. Porque el asistente puede equivocarse y quien da por bueno el resultado es la persona que lo usa, no la máquina.

El responsable siempre es quien firma

Este es el principio más importante del manual, y merece subrayarse: la inteligencia artificial genera borradores, no documentos oficiales. El resultado de cualquier asistente es un punto de partida que debe revisarse, contrastarse y validarse antes de utilizarse en ningún expediente, comunicado o resolución.

Los modelos de lenguaje pueden cometer errores. Pueden inventarse datos que suenan plausibles, pero no son reales, confundir fechas de normas, perder matices jurídicos importantes o reproducir sesgos que no se detectan a primera vista. No lo hacen por maldad, no tienen intenciones, sino porque su funcionamiento consiste en predecir texto probable, no en verificar la verdad.

Por eso la guía insiste en que la supervisión humana es siempre obligatoria. El resultado del asistente es un borrador, nunca el documento final. Quien firma, quien tramita, quien publica: esa persona es la responsable última de lo que aparece con el sello de la Consejería. La IA amplifica capacidades; no las sustituye ni asume responsabilidades.

Consideraciones éticas: usar bien lo que está a nuestra disposición

La guía dedica un apartado explícito a los principios éticos y jurídicos que deben orientar el uso de estas herramientas en la Administración Pública. No como un trámite legal de cumplimiento, sino como una reflexión genuina sobre lo que significa usar bien la tecnología cuando se trabaja para la ciudadanía.

El marco de referencia incluye el Reglamento de Inteligencia Artificial de la Unión Europea (el AI Act), el Reglamento General de Protección de Datos, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y el Esquema Nacional de Seguridad así como la normativa autonómica. Ese marco no es una restricción al uso de la IA sino la garantía de que se usa con responsabilidad.

En la práctica esto se traduce en cinco principios. Primero, la protección de datos: nunca pegar información personal identificativa en herramientas que no ofrezcan garantías contractuales sobre su tratamiento. Segundo, la trazabilidad: conservar los prompts utilizados cuando el documento producido tenga relevancia administrativa. Tercero, la supervisión humana, ya señalada. Cuarto, la transparencia: cuando proceda, indicar que un texto se ha elaborado con apoyo de inteligencia artificial. Quinto, la verificación factual: ningún asistente garantiza la exactitud de los datos que ofrece, y quien firma asume la responsabilidad de haberlos comprobado.

Detrás de todo esto hay una pregunta más profunda: ¿qué tipo de Administración queremos ser? ¿Una que adopta la tecnología sin reflexión? ¿O una que la integra con criterio, al servicio de las personas? La guía apuesta claramente por lo segundo.

Un recurso vivo, construido para crecer

La guía no pretende ser definitiva. Las herramientas de IA evolucionan rápido, los contextos de trabajo cambian y el conocimiento que genera quien las usa en el día a día tiene un valor que ningún manual puede anticipar por completo. Por eso el documento se plantea expresamente como un recurso vivo: las personas usuarias están invitadas a compartir mejoras, prompts que funcionan bien o adaptaciones que han resultado útiles en su área.

Los 200 prompts se distribuyen en 14 bloques temáticos: comunicación institucional y redes sociales, redacción de informes técnicos, elaboración y análisis de normativa, tramitación de convenios y subvenciones, justificación y valoración de subvenciones, innovación social, autonomía personal y dependencia, derechos sociales e inclusión, infancia y familias, cooperación al desarrollo e inmigración, resúmenes ejecutivos, discursos y actos públicos, y correos electrónicos. Cada bloque indica el perfil profesional al que va dirigido, explica el objetivo de esa sección y detalla los campos específicos que el personal debe completar con los datos de cada caso.

La estructura es siempre la misma para facilitar el aprendizaje: quien aprende a leer un prompt, aprende a leer todos. Y quien empieza a usarlos verá rápidamente que el tiempo ahorrado en la parte mecánica (la redacción del borrador, la estructuración inicial, la adaptación de tono) es tiempo ganado para lo que ninguna IA puede hacer: el criterio, la empatía, el conocimiento del contexto, la responsabilidad profesional.

Conclusión: tecnología al servicio del buen común

Integrar la inteligencia artificial en el trabajo público no es una cuestión técnica. Es una cuestión de valores. De cómo queremos que funcione la Administración, de qué tipo de servicio queremos ofrecer a la ciudadanía y de qué responsabilidades estamos dispuestos a asumir con las herramientas que tenemos a nuestra disposición.

La Guía de prompts de IA de la Consejería de Derechos Sociales y Bienestar es una respuesta concreta a esas preguntas. Dice que sí a la tecnología, con condiciones. Dice que la IA puede ayudar, pero no puede decidir. Que el borrador es solo un comienzo. Que el criterio profesional no se delega.

Y dice, con la misma convicción, que los equipos que aprenden a trabajar bien con estas herramientas tienen más tiempo y energía para lo que realmente importa: acompañar a personas, diseñar mejores políticas, dar respuestas más humanas a necesidades reales.

Eso, al final, es lo que define a una Administración que trabaja para la gente.